Existem alguns erros que precisam ser evitados por uma distribuidora na hora de realizar e gerenciar pedido de venda. Caso contrário, a empresa poderá ter problemas na hora de monitorar seus negócios, organizar suas finanças, monitorar seu giro de estoque, entre outros resultados.
Além disso, alguns desses erros podem gerar transtornos para clientes, dificultando vendas e impactando negativamente na satisfação deles. E não é o que você deseja, não é mesmo?
Para ajudar você a resolver esses problemas, separamos quatro desses principais erros e possíveis soluções para lidar com eles. Acompanhe!
1. Informações cadastrais ou de venda incompletas
Você já precisou acessar os dados de um petshop ou de um cliente pessoa física e se deparou com informações incompletas? Às vezes, isso chega a dificultar até mesmo o contato com a pessoa, o que é ruim para quem quer fechar novas vendas com ela.
Se isso se repete com vários clientes, então o mapeamento de perfis para a definição de estratégias futuras poderá ser comprometido. Sem falar nas horas de retrabalho que um funcionário terá para contatar o cliente para completar os dados faltantes.
A forma de resolver isso é automatizando o sistema de cadastro. Dessa forma, basta digitar o CPF ou CNPJ do cliente para o próprio sistema buscar as demais informações em outros bancos de dados, como no sistema da Receita Federal.
Outra alternativa é padronizando a coleta de dados, de modo que todo cadastro deverá ter informações específicas que precisarão ser coletadas pelo atendente. O próprio sistema poderá não aceitar a conclusão do processo se esses dados específicos não forem incluídos.
2. Sistemas desatualizados ou defasados
Utilizar sistemas de gestão antigos, desatualizados ou defasados poderá comprometer as informações da distribuidora e a agilidade na emissão de pedidos. Além disso, há a possibilidade de não ser compatível com outras soluções recentes importantes para a empresa.
Sem falar que a falta de atualizações tende a comprometer a segurança dos dados armazenados no sistema. Isso porque bugs, falhas, erros etc. podem aparecer na solução, os quais se tornam brechas para cibercriminosos explorarem.
A solução é substituir todos os sistemas da empresa, dando preferência para programas mais ágeis, avançados e constantemente atualizados. Além da proteção virtual, eles poderão agregar novas funcionalidades que podem contribuir na redução de custos e ainda otimizar a gestão da sua distribuidora de alimentos para pets.
3. ERP não compatível com os processos da distribuidora
Um sistema integrado de gestão empresarial, do inglês enterprise resource planning (ERP), é um programa de gestão muito usado por organizações. Ele simplifica o gerenciamento de processos, automatiza atividades e permite a obtenção de informações relevantes sobre o negócio.
No entanto, um erro que pode engessar a gestão é utilizar um ERP não compatível com os processos da distribuidora. Nesse caso, é comum que os funcionários façam ajustes e “gambiarras” para conseguirem usar o programa. Isso não é o indicado porque pode gerar inconsistências nos dados e equívocos que tendem a fazer com que as equipes fiquem um bom tempo consertando-os.
Atualmente, existem programas do tipo feitos especialmente para empresas do mercado pet, como clínicas veterinárias, petshops e distribuidoras. Por serem modelados e desenvolvidos considerando as peculiaridades do setor e dessas empresas, eles tendem a ser melhores.
4. Falta de monitoramento dos indicadores de desempenho
Você sabe quantos pedidos são feitos por hora? Quais produtos saem mais do estoque, com base nos pedidos feitos? Por onde eles mais são feitos, isto é, se por WhatsApp, e-mail, e-commerce ou outro meio?
Para não ficar sem reagir a essas questões, é importante estipular indicadores de desempenho voltados à gestão de pedidos e começar a monitorá-los. Nesse caso, um software de gestão de pedido ou um ERP com uma funcionalidade de produção e gerenciamento de indicadores poderá contribuir com a sua distribuidora.
Os números obtidos servirão de base para você a planejar estratégias, encontrar e resolver gargalos e investir adequadamente no seu negócio!
Uma boa distribuidora busca frequentemente formas de otimizar seus processos internos, portanto, vale reforçar a importância de evitar esses erros listados. Afinal, eles podem repercutir em outras áreas da empresa (como o estoque e as vendas), prejudicando atividades e resultados.
- Com o tempo, poderá haver desperdício de tempo com retrabalho, piora na satisfação dos clientes devido a pedidos errados ou ineficientes, dificuldade de comparar as solicitações e os itens armazenados etc. Por isso, se você está com problemas nos processos ligados a pedido de venda, é indicado tentar aplicar as orientações acima!
- Se você quer melhorar ainda mais a gestão da sua distribuidora pet, confira as dicas que preparamos para otimizar o giro de estoque no seu negócio!
