O processo de vendas exige bastante atenção por parte dos gestores, pois falhas neste processo podem causar uma série de prejuízos, seja comprometendo a experiência do cliente, seja em relação à conferência futura e, consequentemente, com o fisco.
Por isso, é fundamental que o responsável confira constantemente o que pode fazer para conseguir minimizar eventuais falhas e garantir maior sucesso em seus processos internos.
O faturamento de pedidos é um ponto que demanda bastante atenção, principalmente, pela sua relação com a Receita Federal e eventuais sanções futuras.
Mas afinal, quais são os principais erros cometidos no faturamento de pedidos e que devem ser evitados em sua loja de distribuição de produtos? Confira a seguir os principais deles e tire suas dúvidas.
Faturar um item que não tem em estoque
Aqui temos um problema muito recorrente quando há uma gestão inadequada dos estoques: ter a liberação e o faturamento de um item que não está no estoque.
Com isso, pode-se gerar um dado inconsistente que afeta, inclusive, a experiência do cliente, já que o produto terá que ser cancelado ou, então, ter atraso no envio, aguardando a reposição de estoque.
Por isso, é fundamental ter um sistema de gestão de estoque integrado com sistemas de faturamento e, assim, evitar que este tipo de situação ocorra.
Erros na comunicação interna da loja
Um erro comum também, principalmente para lojas de produtos pet que tenham mais de um profissional lidando com essas questões, é ter falhas na comunicação entre os profissionais. Por exemplo, o emissor da nota fiscal que não se comunica com o setor logístico sobre os dados de estoque.
Isso leva, justamente, ao ponto que listamos anteriormente: faturar um item que não tem em estoque. Por isso, os dados entre os setores precisam fluir adequadamente, para que seja possível aos responsáveis conferirem informações e evitarem conflitos nas comunicações.
Não ter padronização no processo
A falta de padronização de processos pode levar, justamente, a um aumento no número de falhas nos processos de faturamento de pedidos. Isso porque, neste caso, cada colaborador de determinada área pode realizar o processo manualmente de modo a não comunicar de forma adequada o próximo responsável na cadeia de suprimentos.
Por exemplo, o responsável pelo setor de vendas pode notificar os responsáveis pelo estoque de forma que gere gargalos no processo de comunicação. Quando há a padronização, a troca de informações ocorre de maneira mais consistente, ágil e pode, até mesmo, ser automatizada.
Gerar erros na entrega
Erros de informações do cliente no processo podem gerar problemas no processo de entrega. Se os dados não forem conferidos nas diferentes etapas do processo. Isso porque, muitas vezes, a falha só é identificada quando o item já foi enviado e despachado para entrega.
Uma das formas é ter processos de gerenciamento adequados de packing e entrega. Assim, até mesmo se falhas acontecerem, a questão pode ser solucionada rapidamente.
O faturamento de pedidos pode ser responsável por gerar uma série de erros nos processos internos e comprometer suas vendas. Por isso, fique atento às dicas que trouxemos aqui, ok?
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